Aprender GTD em 20 minutos

Este artigo é indicado para pessoas que estejam a entrar em contacto com o sistema GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do funcionamento de GTD, não sendo no entanto uma solução para se entender e aprender a praticar GTD.

Traduzido e adaptado do original “Book summary: 10 Big ideas from ‘Getting Things Done’ by David Allen”

1. SE O SEU DIA-A-DIA ESTÁ FORA DE CONTROLE, É PRATICAMENTE IMPOSSÍVEL DE PENSAR ESTRATÉGICAMENTE OU PLANEAR COM EFICÁCIA.

Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem não se sente?), é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direcção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida.

GTD é uma abordagem “bottom-up” à produtividade. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.

2. DEFINA O QUE É QUE “FEITO” SIGNIFICA.

A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” - compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema - o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar.

Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro - um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.

3. O TRABALHO MENTAL TEM CINCO FASES DISTINTAS: RECOLHER, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER E REVER.

Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

• Recolher é o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos recolhidos num único recipiente (caixa de entrada).
• Processar é o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer.
• Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc..
• Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.
• Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está actualizado e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.

Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcançar melhores resultados.

4. TIRE TUDO DA CABEÇA.

A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro. Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos stressados quando há muita coisa a acontecer - estamos a usar a ferramenta errada para esse fim.

A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr em papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar - seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é bastante mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho.

Claro que o melhor é nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma carteiro que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta - quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda ou portátil. Se reduzirmos os obstáculos que temos à recolha de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. PROJECTOS E TAREFAS SÃO DUAS COISAS DIFERENTES E DEVEM SER GERIDOS SEPARADAMENTE.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projectos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente - a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma acção.

Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu tivesse escrito “escrever livro” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado - o projecto é demasiado grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projecto - algo que, segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu não posso “escrever o livro”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que me sento para trabalhar.

Como projectos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projectos activos.

6. FOQUE-SE NA PRÓXIMA ACÇÃO NECESSÁRIA PARA IR EM FRENTE.

Os grandes projectos têm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave para lidar com esses projectos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito - isso é a forma mais rápida de stressar!
A solução é sim focar-se apenas na próxima acção física que pode ser feita e que leva o projecto em frente. Esta acção pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projecto, por isso não se preocupe com tudo o resto - foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. USE A “REGRA DOS 2 MINUTOS” PARA AS PEQUENAS TAREFAS.

Não se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas - se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.

Pessoalmente, eu estendi este período para 5 minutos - mantendo o mesmo princípio.

8. UTILIZE PASTAS DE REFERÊNCIA E UMDIA/TALVEZ PARA TODAS AS COISAS QUE NÃO TÊM ACÇÃO IMEDIATA.

Não faz sentido manter projectos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária. Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma óptima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma acção associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou electrónicos - eu, por exemplo, guardo a minha papelada importante e documentos legais num cofre à prova de fogo, e ficheiros electrónicos e websites num ficheiro no meu computador.

As listas UmDia/Talvez são óptimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projecto, basta dar uma olhada à lista UmDia/Talvez e transformar uma destas ideias num projecto activo.

9. CONSTRUA UM SISTEMA DE CONFIANÇA QUE O AJUDE A GERIR TODOS OS SEUS COMPROMISSOS.

A nossa mente mantêm coisas em memória se souber que as vamos perder caso ela não o faça. É por isso que construir um sistema de produtividade é importante - ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a Exteriorização funciona - quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.

Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

• lista de tarefas activas - próximas acção a serem completadas nos próximos dias.
• lista de projectos activos - projectos a completar nas próximas semanas/meses.
• calendário - compromissos futuros com data e hora específica.
• lista UmDia/Talvez - ideias a explorar, mas não agora.
• referência - informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.
• ferramenta de recolha - algo que ajuda a capturar as ideias e próximas acções assim que surgem na mente.

10. RESERVE TEMPO DEDICADO A UMA REVISÃO SEMANAL

A vida muda muito rapidamente - às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direcção certa. É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “Revisão Semanal”.
Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão:

• Processar e organizar - há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?
• Rever tarefas activas - há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
• Rever projectos activos - há projectos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
• Rever o calendário - há compromissos a marcar, adiar ou remover? há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema?
• UmDia/Talvez - alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?
• Referência - alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que vá precisar em breve?

Não deixe de fazer a revisão semanal - é extremamente importante se quer realmente reduzir o seu nível de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a revisão semanal para o final da semana: sexta à tarde ou sábado de manhã. É uma óptima maneira de concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a próxima semana e preparar-me para um bom fim de semana de descanso.

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17 Coolest Bus Stops Around The World | Walyou

Long exhausting wait on rocky chairs (if lucky) while mingling with all sorts of unhappy people exposed to harsh weather makes a bus stop hardly a place you would associate any happy memory with.If you are a student who can’t afford a car, or simply someone who wants to avoid the impossible mission of finding a parking lot, several bus stop visits a day are inevitable.

To make life of the citizens easier, authorities and urban developers around the world have tried to improve the design as well as the facility of bus stops. Some succeeded. Below is the list of 17 coolest bus stops around the world. Do let us know if we’ve missed out any.

For other amazing collections, don’t miss out on the 23 Amazing Skull Art Designs, the 17 Crazy Pizza Cutters or the 32 Creative Anatomy Designs.

Bus Home

The twisting and arching creation you see here is a serious art piece of Dennis Oppenheim depicting the metamorphosis of a bus becoming a house. It serves as a bus station at Pacific View mall in Ventura, California. Standing at 36’tall, the architecture revolves 360 degrees and slowly transforms from a bus into a house.

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Casar de Cáceres Bus Station

Designed by architect Justo Garcia Rubio, Casar de Cáceres bus station is an interpretation then combination of place and tradition. The bus station is located on the children’s way to school which defines its shape as a large loop to evoke the world of children’s dreams. The construction follows the region’s tradition of using one single material for all the building’s elements, in this case, it is a sheet of white concrete, which leads to the special structure, roof and spatial limits of the new transport station.

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Liège-Guillemins Bus Stop

What looks like a glamorous architecture master piece here is actually a train cum bus station in Liège in eastern Belgium. Liège-Guillemins station was designed by architect Santiago Calatrava from steel, glass, and white concrete at the cost of € 312 million. It includes a monumental dome 200 metres long and 35 metres high. The station is one of the most important hubs of the city where it serves 36000 train commuters and 15000 bus riders a day.

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LED Monitored Bus Stop

This beautiful bus stop is found in central Seoul, South Korea as part of typical urban design of Seoul. Don’t let the graceful facade fool you, the bus stop is also modernly equipped with an LCD monitor listing the wait times of upcoming buses.

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Diet Bus Stop

A bus stop in Netherlands which doubles as a public scale will give you more motivation to get on a diet. Sit on the seat and your weight will be shown in public. It is advertising campaign by Dutch agency N=5 for Fitness First.

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Subway Bus Stop

These cool looking bus stops have gained their reputation as a symbol of Curitiba – the heaven of urban design in Brazil. The bus stop is designed like a subway station where commuters pay at the entrance so that they can walk directly on the bus. There is only one price no matter how far you go.

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PlayStation 2 Bus Stop

This Playstation bus stop was created to pay homage to PlayStation 2 and to give gamers more reason to leave their computers and go out. More than just the PS2 look, the stop also features boards with bubble wraps so that you can kill your time bursting bubbles while waiting there.

Skate Bus Stop

A bus stop in Copenhagen allows skaters to show off their latest tricks with a Quiksilver mini ramp attached to one side. There’s also a Quiksilver billboard that comes with a rail for those who have the sudden itch to grind.

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F1 Bus Stop

The fancy race car placed on top makes the harsh reality of bus riding bitter than ever. This was an advertising campaign for Formula 1 situated outside Orchard Road, Singapore. Car racing is coming to town!

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Goal Bus Stop

Even if you are not a big fan of football, you would still find this idea pretty cool. A bus station in Brazil was made over an actual size goal in a promotion for World Cup by Guarana Antarctica. A mass-consume beverage and the officialsponsor of the Brazilian Soccer National Team is showcased here. Where did the resting benches go?

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Luxurious Football Bus Stop

This luxurious bus stop in near Baltasound in Unst, United Kingdom is another public privilege dedicated to the king sport. It features a TV, sofa, phone, and football-themed cushions for visitors to comfortably watch World Cup while waiting for their bus to come.

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Air-Conditioned Bus Stop

United Arab Emirates lives up to its fame as a rich oil country where its residents can enjoy the best public facilities. Even its bus stops are fully enclosed and air-conditioned! This bus stop is located next to Burj al Arab and Wild Wadi the theme park. It includes a button inside to call out to bus drivers.

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Moroccan Style Bus Stop

Jane Tinsley, a resident of Cornwall, England, was so tired of vandals destroying her local bus stop that she decided to give it a Moroccan style makeover. The dull bus stop was transformed into a unique retreat with orange terracotta paint, chic interior furnishings, and lively greenery outside.

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Japanese Fruit Bus Stops

The country of Hello Kitty continues to make us wow for the cuteness of its bus stops. They come in the shape of the most delicious fruits that we love: strawberry, orange, melon, etc. With the shapes and colors matched to details.

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Swing Bus Stop

How cool is that to kill your time while waiting at a bus stop. This swing bus stop in London is a creation of Bruno Taylor, a street artist cum guerrilla playground builder, in order to bring play back into overly serious public space nowadays.

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School Bus Bus Stop

The idea for this bus stop makeover was taken from its very own kith and kin: the school bus. The school bus bus stop is cute and whimsy, provides the riders a unique taste of the childhood.

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Green Roof Bus Stop

Bus station’s offers an ideal surface for planning. As part of a wider program aimed at increasing green roofs across South Yorkshire, Groundwork Sheffield and Sheffield’s Green Roof Forum carried out an initiative to give city bus stops’ roofs greenery. It’s a DIY initiative, everyone can help a hand to make our bus station greener and make our city more beautiful.

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Eclipse Lunar

Winter Solstice Lunar Eclipse from William Castleman on Vimeo.

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Saldos

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Guitarras Estranhas

Strange guitars

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Uma executiva no Céu - Max Gehringer

Foi tudo muito rápido. A executiva bem-sucedida sentiu uma pontada no peito, vacilou, cambaleou. Deu um gemido e apagou. Quando voltou a abrir os olhos, viu-se diante de um imenso portal.
Ainda meio zonza, atravessou-o e viu uma miríade de pessoas. Todas vestindo cândidos camisolões e caminhando despreocupadas. Sem entender bem o que estava a acontecer, a executiva bem-sucedida abordou um dos passantes:
− Enfermeiro, eu preciso voltar com urgência para o meu escritório, porque tenho um meeting importantíssimo. Aliás, acho que fui trazida para cá por engano, porque o meu convénio médico é classe A, e isto aqui parece-me mais um pronto-socorro. Onde é que nós estamos?
− No céu.
− No céu?…
− Sim.
− Tipo assim… o céu, CÉU…! Aquele com querubins voando e coisas do gênero?
− Certamente. Aqui todos vivemos em estado de gozo permanente.
Apesar das óbvias evidências (nenhuma poluição, todo mundo sorrindo, ninguém usando celular), a executiva bem-sucedida demorou um pouco a admitir que tinha mesmo batido as botas.
Tentou então o plano B: convencer o interlocutor, por meio das infalíveis técnicas avançadas de negociação, de que aquela situação era inaceitável.
Porque, ponderou, dali a uma semana ela iria receber o bônus anual, além de estar fortemente cotada para assumir a posição de presidente do conselho de administração da empresa.
E foi aí que o interlocutor sugeriu:
− Talvez seja melhor conversar com Pedro, o encarregado.
− Sim? E como é que eu marco uma audiência? Ele tem secretária?
− Não, não. Basta estalar os dedos e ele aparece.
− Assim? (…)
− Pois diga?
A executiva bem-sucedida quase desaba da nuvem. À sua frente, imponente, segurando uma chave que mais parecia um martelo, estava o próprio Pedro.
Mas, a executiva tinha feito um curso intensivo de approach para situações inesperadas e reagiu rapidamente:
− Bom dia. Muito prazer. Belas sandálias. Eu sou uma executiva bem-sucedida e…
− Executiva… Que palavra estranha. De que século veio?
− Do 21. O distinto vai dizer-me que não conhece o termo executiva?
− Já ouvi falar. Mas não é do meu tempo.
Foi então que a executiva bem-sucedida teve um insight. A máxima autoridade ali no paraíso aparentava ser um zero à esquerda em modernas técnicas de gestão empresarial. Logo, com seu brilhante currículo tecnocrático, a executiva poderia rapidamente assumir uma posição hierárquica, por assim dizer, celestial ali na organização.
− Sabe, meu caro Pedro. Se me permite, eu gostaria de lhe fazer uma proposta. Basta olhar para esse povo todo, só a conversar e a andar à toa, para perceber que aqui no Paraíso há enormes oportunidades para fazer um upgrade na produtividade sistêmica.
− É mesmo?
− Pode acreditar, porque tenho PHD em reengenharia de processos. Por exemplo, não vejo ninguém usando crachá. Como é que sabem quem é quem aqui, e quem faz o quê?
− Ah, não sabemos.
− Entendeu o meu ponto de vista? Sem controle, há dispersão. E dispersão gera desmotivação. Com o tempo isto aqui vai acabar numa anarquia. Mas nós dois podemos resolver tudo isso implementando um simples programa de targets individuais e avaliação de performance.
− Que interessante….
− É claro que, antes de tudo, precisaríamos de uma hierarquização e um organograma funcional, nada que dinâmicas de grupo e avaliações de perfis psicológicos não consigam resolver.
− !!!…???…!!!…???…!!!
− Aí, contrataríamos uma consultora especializada para nos ajudar a definir as estratégias operacionais e estabeleceríamos algumas metas factíveis de leverage, maximizando, dessa forma, o retorno do investimento do grande accionista… Ele existe, certo?
− Sobre todas as coisas.
− Ótimo. O passo seguinte seria partir para um downsizing progressivo, encontrar sinergias high-tech, redigir manuais de procedimento, definir o marketing mix e investir no desenvolvimento de produtos alternativos de alto valor agregado. O mercado telestérico, por exemplo, parece-me extremamente atrativo.
− Incrível!
− É óbvio que, para conseguir tudo isso, nós dois teremos que nomear um board de altíssimo nível. Com um pacote de remuneração atraente, é claro. Coisa assim de salário anual de seis dígitos e todos os fringe benefits e mordomias de praxe. Porque, agora falando de colega para colega, tenho certeza de que vai concordar comigo, Pedro. O desafio que temos pela frente vai resultar num turnaround radical.
− Impressionante!
− Isso significa que podemos partir para a implementação?
− Não. Significa que terá um futuro brilhante, se for trabalhar com o nosso concorrente. Porque a senhora acaba de descrever, exatamente, como funciona o Inferno.

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Validação: curta-metragem!

Curta-metragem sobre a importância da validação na construção da auto-estima. Com o excelente T.J. Thyne da série "Ossos".

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