Aprender GTD em 20 minutos

Este artigo é indicado para pessoas que estejam a entrar em contacto com o sistema GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do funcionamento de GTD, não sendo no entanto uma solução para se entender e aprender a praticar GTD.

Traduzido e adaptado do original “Book summary: 10 Big ideas from ‘Getting Things Done’ by David Allen”

1. SE O SEU DIA-A-DIA ESTÁ FORA DE CONTROLE, É PRATICAMENTE IMPOSSÍVEL DE PENSAR ESTRATÉGICAMENTE OU PLANEAR COM EFICÁCIA.

Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem não se sente?), é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direcção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida.

GTD é uma abordagem “bottom-up” à produtividade. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.

2. DEFINA O QUE É QUE “FEITO” SIGNIFICA.

A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” - compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema - o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar.

Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro - um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.

3. O TRABALHO MENTAL TEM CINCO FASES DISTINTAS: RECOLHER, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER E REVER.

Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

• Recolher é o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos recolhidos num único recipiente (caixa de entrada).
• Processar é o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer.
• Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc..
• Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.
• Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está actualizado e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.

Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcançar melhores resultados.

4. TIRE TUDO DA CABEÇA.

A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro. Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos stressados quando há muita coisa a acontecer - estamos a usar a ferramenta errada para esse fim.

A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr em papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar - seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é bastante mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho.

Claro que o melhor é nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma carteiro que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta - quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda ou portátil. Se reduzirmos os obstáculos que temos à recolha de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. PROJECTOS E TAREFAS SÃO DUAS COISAS DIFERENTES E DEVEM SER GERIDOS SEPARADAMENTE.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projectos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente - a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma acção.

Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu tivesse escrito “escrever livro” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado - o projecto é demasiado grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projecto - algo que, segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu não posso “escrever o livro”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que me sento para trabalhar.

Como projectos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projectos activos.

6. FOQUE-SE NA PRÓXIMA ACÇÃO NECESSÁRIA PARA IR EM FRENTE.

Os grandes projectos têm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave para lidar com esses projectos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito - isso é a forma mais rápida de stressar!
A solução é sim focar-se apenas na próxima acção física que pode ser feita e que leva o projecto em frente. Esta acção pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projecto, por isso não se preocupe com tudo o resto - foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. USE A “REGRA DOS 2 MINUTOS” PARA AS PEQUENAS TAREFAS.

Não se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas - se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.

Pessoalmente, eu estendi este período para 5 minutos - mantendo o mesmo princípio.

8. UTILIZE PASTAS DE REFERÊNCIA E UMDIA/TALVEZ PARA TODAS AS COISAS QUE NÃO TÊM ACÇÃO IMEDIATA.

Não faz sentido manter projectos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária. Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma óptima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma acção associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou electrónicos - eu, por exemplo, guardo a minha papelada importante e documentos legais num cofre à prova de fogo, e ficheiros electrónicos e websites num ficheiro no meu computador.

As listas UmDia/Talvez são óptimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projecto, basta dar uma olhada à lista UmDia/Talvez e transformar uma destas ideias num projecto activo.

9. CONSTRUA UM SISTEMA DE CONFIANÇA QUE O AJUDE A GERIR TODOS OS SEUS COMPROMISSOS.

A nossa mente mantêm coisas em memória se souber que as vamos perder caso ela não o faça. É por isso que construir um sistema de produtividade é importante - ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a Exteriorização funciona - quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.

Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

• lista de tarefas activas - próximas acção a serem completadas nos próximos dias.
• lista de projectos activos - projectos a completar nas próximas semanas/meses.
• calendário - compromissos futuros com data e hora específica.
• lista UmDia/Talvez - ideias a explorar, mas não agora.
• referência - informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.
• ferramenta de recolha - algo que ajuda a capturar as ideias e próximas acções assim que surgem na mente.

10. RESERVE TEMPO DEDICADO A UMA REVISÃO SEMANAL

A vida muda muito rapidamente - às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direcção certa. É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “Revisão Semanal”.
Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão:

• Processar e organizar - há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?
• Rever tarefas activas - há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
• Rever projectos activos - há projectos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
• Rever o calendário - há compromissos a marcar, adiar ou remover? há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema?
• UmDia/Talvez - alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?
• Referência - alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que vá precisar em breve?

Não deixe de fazer a revisão semanal - é extremamente importante se quer realmente reduzir o seu nível de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a revisão semanal para o final da semana: sexta à tarde ou sábado de manhã. É uma óptima maneira de concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a próxima semana e preparar-me para um bom fim de semana de descanso.